Excel пропонує кілька вбудованих типів перевірки даних, кожен з яких призначений для певного виду даних. Вибір правильного типу — перший крок до створення надійної системи введення даних.

1. Список

Обмежує введення даних заздалегідь визначеним набором значень. Користувачі бачать стрілку випадаючого списку й можуть вибрати лише з визначених вами варіантів.

Використовуйте, коли: поле має фіксований набір допустимих значень — статуси, регіони, категорії, поля так/ні.

Приклад: стовпець Status повинен приймати лише Open, Closed або Pending — нічого іншого.

Можна ввести список безпосередньо у вікні перевірки (через кому) або посилатися на діапазон на аркуші.

2. Число (ціле число та десяткове)

Обмежує введення числовими значеннями в межах визначеного діапазону. Можна вимагати лише цілі числа або дозволити десяткові, а також встановити мінімальні/максимальні межі.

Використовуйте, коли: поле повинно бути числовим і в межах логічного діапазону.

Приклади:

• Quantity → ціле число, більше 0;
• Discount % → десяткове, від 0 до 30;
• Unit Price → десяткове, більше 0.

3. Дата

Обмежує введення лише коректними датами, за потреби — в межах певного діапазону. Excel внутрішньо розглядає дати як числа, тому це правило надійно працює з порівняннями.

Використовуйте, коли: поле фіксує, коли щось відбулося або заплановано.

Приклади:

• Order Date → має бути коректною датою;
• Start Date → має бути не раніше дати початку проєкту;
• End Date → має бути пізніше Start Date (розглядається в Розділі 3 з використанням формул).

4. Довжина тексту

Не контролює який текст вводиться, а якої довжини він може бути. Корисно для полів із відомими обмеженнями на кількість символів.

Використовуйте, коли: запис повинен відповідати певному формату або системному обмеженню.

Приклад: код продукту має містити рівно 6 символів; поле для коментаря не повинно перевищувати 100 символів.

5. Користувацьке

Дозволяє використовувати будь-яку формулу для перевірки даних. Це найпотужніший тип і основна тема Розділу 3. Поки що просто знайте, що така можливість існує — правило Customer Email (має містити "@") — один із ранніх прикладів, коли потрібна користувацька перевірка.

Як Excel перевіряє правила

Коли користувач вводить значення, Excel перевіряє його за вашим правилом після виходу з комірки. Якщо перевірка не проходить, Excel реагує відповідно до налаштованого типу сповіщення — може заблокувати введення, попередити користувача або просто показати повідомлення.