Hovedfordelen med Google Docs sammenlignet med Word og LibreOffice er muligheten for at flere personer kan arbeide på samme fil samtidig. Selv om Word og LibreOffice har introdusert funksjoner for nettbasert samarbeid, tilbyr Google Docs en mer sømløs opplevelse med redigering i sanntid, noe som unngår forvirring med ulike versjoner. Automatisk lagring sikrer at dataene er trygge, og versjonshistorikk gjør det enkelt å gjenopprette tidligere endringer. Med tilgang fra alle enheter er Google Docs ideelt for teamsamarbeid.

Konseptet med dokumenttilgang, slik som i Google Docs, er avgjørende for samarbeid på mange moderne plattformer, og gjør det mulig for personer å redigere, se og kommentere på dokumenter i sanntid og dele dem med andre.

Hvem er dokumenteier?

Dokumenteier er personen som har opprettet dokumentet eller mottatt eierskap fra en annen bruker. Eier har det høyeste kontrollnivået og kan:

• Dele dokumentet med andre;
• Justere andres tilgangsnivåer (se, kommentere eller redigere);
• Slette dokumentet;
• Overføre eierskap til en annen bruker.

Hvilke tilgangsnivåer er tilgjengelige for delte brukere?

Brukere som får tilgang til et delt dokument kan ha ulike tilgangsnivåer:

• Se gir brukeren kun mulighet til å se dokumentet uten å redigere eller kommentere. Dette er ideelt for de som bare trenger å lese innholdet;

• Kommentere gjør det mulig for brukere å legge igjen kommentarer, men ikke redigere selve dokumentet. Dette er nyttig for å gi tilbakemeldinger eller forslag uten å endre teksten;

• Redigere gir brukere tillatelse til å gjøre endringer i dokumentet. Dette nivået passer for de som samarbeider direkte om innholdet.

Disse tilgangsalternativene er også tilgjengelige i andre samarbeidsplattformer som Dropbox Paper, Notion og andre verktøy som støtter delt redigering og samtidig dokumentdeling.