Erstellen von Pivot-Tabellen

Jede Zusammenfassung, die Sie bisher erstellt haben — SUMIFS nach Kategorie, COUNTIFS nach Status, AVERAGE über einen Bereich — erforderte das Schreiben von Formeln. Jede Formel war für eine bestimmte Fragestellung konzipiert. Um eine andere Frage zu beantworten, wurde eine andere Formel geschrieben.

Eine Pivot-Tabelle beseitigt diese Einschränkung. Anstatt Berechnungen zu schreiben, ziehen Sie Felder in Bereiche, und Excel erstellt die Zusammenfassung sofort. Möchten Sie die Gruppierung der Daten ändern? Ziehen Sie ein anderes Feld. Benötigen Sie Summen statt Durchschnitten? Zwei Klicks. Die gleichen Rohdaten können in Dutzenden verschiedener Zusammenfassungen neu organisiert werden, ohne eine einzige Formel zu ändern.

Bevor eine Pivot-Tabelle erstellt wird, muss die Datenstruktur korrekt sein. Eine Variable pro Spalte, ein Datensatz pro Zeile und jede Spalte eindeutig beschriftet. Der Datensatz in diesem Kapitel ist eine Tabelle mit Verkaufstransaktionen aus einem Einzelhandelsunternehmen — jede Zeile entspricht einem Verkauf.

Erstellen einer Pivot-Tabelle

1. Sicherstellen, dass die Daten als Excel-Tabelle formatiert sind (Ctrl+T). Dadurch wird die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert, wenn neue Zeilen hinzugefügt werden;
2. Eine beliebige Zelle innerhalb der Tabelle anklicken. Zum Register Einfügen → PivotTable wechseln. Excel erkennt automatisch die gesamte Tabelle als Datenquelle;
3. Im Dialogfeld Neues Arbeitsblatt auswählen. So bleiben Rohdaten und Analyse getrennt — die Ursprungstabelle wird nie verändert;
4. Auf OK klicken. Excel öffnet ein neues Arbeitsblatt mit einer leeren Pivot-Tabelle und dem Bereich PivotTable-Felder auf der rechten Seite. Zwei neue grüne Registerkarten — PivotTable-Analyse und Entwurf — erscheinen im Menüband.

Das PivotTable-Felder-Panel

Das PivotTable-Felder-Panel verfügt über vier Ablagebereiche. Die Position eines Feldes bestimmt, welche Rolle es in der Zusammenfassung spielt — ob es die Zeilen gruppiert, Spalten erstellt, einen Wert aggregiert oder die gesamte Tabelle filtert.

Ändern der Aggregationsmethode

Im Wertebereich wird für numerische Felder standardmäßig SUMME verwendet. Dasselbe Revenue-Feld kann jedoch auf sechs verschiedene Arten zusammengefasst werden – und das Umschalten zwischen ihnen erfordert nur zwei Klicks. Dies ist eine der Funktionen, die Pivot-Tabellen bieten und die mit Formeln nicht möglich sind: Ein einziges Feld kann mehrere unterschiedliche Fragestellungen beantworten, ohne dass etwas neu geschrieben werden muss.

So ändern Sie die Methode: Im Bereich PivotTable-Felder auf das Dropdown-Menü neben dem Feld im Wertebereich klicken → Wertfeldeinstellungen → Summe, Mittelwert, Anzahl, Minimum, Maximum usw. auswählen → OK.