Forebyggelse af ugyldige indtastninger

Det vigtigste strukturelle princip i en velfungerende Excel-fil: input og beregning holdes adskilt. Kun dedikerede indtastningsceller bør tillade manuel indtastning. Alle andre celler skal være låste, tomme eller formeldrevne. Denne adskillelse gør projektmappen forudsigelig, efterhånden som den vokser.

Excel understøtter seks typer valideringsregler. Hver styrer en forskellig dimension af, hvad der er tilladt.

Rullelister

Fri tekstindtastning i kategoriske kolonner ("Paid", "PAID", "paid", "Piad") skaber uoverensstemmelser, der lydløst ødelægger filtre og pivottabeller. Rullelister eliminerer dette fuldstændigt ved at få brugerne til at vælge i stedet for at skrive.

Vælg cellen/cellerne → Data → Datavalidering → Tillad: Liste → Indtast værdier adskilt af komma eller semikolon (afhængigt af dit systems afgrænser), f.eks. Paid,Pending,Cancelled. Klik på OK.

Valideringsregler

Tekstlængde, heltal og datovalidering fungerer alle på samme måde i baggrunden — du definerer en betingelse, og Excel blokerer alt, der ikke opfylder den. Det, der adskiller dem, er den dimension, der kontrolleres:

• Tekstlængde ser ikke på selve værdien — den tæller tegn ved hjælp af LEN() internt. Så "1234" og "hello" har begge længde 4, uanset type. Anvendes til telefonnumre, postnumre eller ethvert felt med et fast tegnkrav;
• Heltal kontrollerer, at værdien ligger inden for et numerisk interval og ikke har nogen decimaler;
• Decimal er den samme grænsekontrol, men tillader brøkværdier og er nyttig til priser eller målinger;
• Dato er den mest subtile. Da datoer gemmes som serienumre, er en regel som "større end i dag" faktisk en numerisk sammenligning — TODAY() returnerer et heltal, og den indtastede dato skal blot give et større tal for at bestå.

Indtastningsmeddelelser vs Fejlmeddelelser

Validering har to kommunikationslag. Det første informerer brugerne om, hvad der skal indtastes, før de forsøger. Det andet styrer, hvad der sker, hvis de indtaster noget ugyldigt. Disse konfigureres i separate faner i dialogboksen Datavalidering.

Fjernelse af dubletter

Brug Data → Fjern dubletter. Vælg de kolonner, der skal sammenlignes. Excel beholder den første forekomst af hver kombination og fjerner resten. Velegnet til importerede eller historiske data.

Opgave

1. Opret en kontrolleret rullemenu for Betalingsstatus
   
   

Find kolonnen Betalingsstatus i dit datasæt, og vælg alle rækker med data, inklusive den nyeste. Åbn Datavalidering, vælg Liste, og indtast mulighederne: Paid, Pending.

Klik på en vilkårlig celle i kolonnen for at bekræfte, at rullemenuen vises. Prøv at indtaste en anden værdi — det skal være begrænset eller vise en advarsel.

2. Gør rullemenuen dynamisk

Opret en kilde til rullemenuen på et nyt ark. I celle A1 skrives Statuses. I A2 og A3 indtastes Paid og Pending. Konverter dette område til en tabel ved at bruge Ctrl/Cmd + T.

Gå tilbage til dit hoveddatasæt, vælg kolonnen Betalingsstatus, og åbn Datavalidering igen. Erstat kilden med: =INDIRECT("TableName[Statuses]") Sørg for at bruge det faktiske tabelnavn.

For at teste det, gå tilbage til kildetabellen og tilføj en ny værdi, såsom Booked. Gå derefter tilbage til dit datasæt og bekræft, at den nye værdi automatisk vises i rullemenuen.

3. Fjern dublerede poster

Vælg hele datasættet eller tabellen. Gå til Data → Fjern dubletter og vælg en unik kolonne såsom Order ID.

Excel viser, hvor mange dubletter der blev fjernet — bekræft resultatet.