Den primære fordel ved Google Docs i forhold til Word og LibreOffice er muligheden for, at flere personer kan arbejde på den samme fil samtidigt. Selvom Word og LibreOffice har introduceret online samarbejdsfunktioner, tilbyder Google Docs en mere problemfri oplevelse med redigering i realtid, hvilket undgår forvirring med forskellige versioner. Automatisk lagring sikrer, at data er beskyttet, og versionshistorik gør det nemt at gendanne tidligere ændringer. Med adgang fra enhver enhed er Google Docs ideel til teamsamarbejde.

Begrebet dokumentadgang, som i Google Docs, er afgørende for samarbejde på mange moderne platforme, hvor personer kan redigere, se og kommentere dokumenter i realtid og dele dem med andre.

Hvem er dokumentets ejer?

Dokumentets ejer er den person, der har oprettet dokumentet eller modtaget ejerskabet fra en anden bruger. Ejeren har det højeste kontrolniveau og kan:

• Dele dokumentet med andre;
• Justere andres adgangsniveauer (se, kommentere eller redigere);
• Slette dokumentet;
• Overføre ejerskab til en anden bruger.

Hvilke adgangsniveauer findes for delte brugere?

Brugere, der får adgang til et delt dokument, kan have forskellige adgangsniveauer:

• Se giver brugeren mulighed for kun at se dokumentet uden at redigere eller kommentere. Dette er ideelt for dem, der blot skal læse indholdet;

• Kommentere gør det muligt for brugere at tilføje kommentarer, men ikke redigere selve dokumentet. Dette er nyttigt til at give feedback eller forslag uden at ændre teksten;

• Redigere giver brugere tilladelse til at foretage ændringer i dokumentet. Dette niveau er egnet til dem, der samarbejder direkte om indholdet.

Disse adgangsmuligheder er også tilgængelige i andre samarbejdsplatforme som Dropbox Paper, Notion og andre værktøjer, der understøtter dokumentdeling i realtid og redigering.